文書處理第零課 (2009 版): 讓文件的內容與外觀脫鉤

使用電腦時, 重複﹑機械化﹑ 有規律的動作, 就不應該是人做的事。 如果你經常在做這些事, 那麼表示你並不是在用電腦, 而是在被電腦用。 文書處理就是一個常見的 「人被電腦用」 的例子 -- 即使在資訊科系, 這也是常見的浪費生命的全民活動。 寫作者應該專注於圖文的內容; 排版美觀不該是寫作者的工作。 將兩者分開, 對大家都有許多好處。 本文告訴你如何正確使用文書軟體, 而不要被文書軟體使用。

內容與外觀脫鉤

一位作者在寫作時, 不應該操心:

• 「這裡用標楷體 12 點字型」﹑
• 「這裡用粗體字 14 點字型」﹑
• 「這裡要縮格 0.8 公分」﹑
• 「這裡要用斜體字」﹑
• ...

等等。 這些排版美觀的問題 (presentation) 應該擱置一旁。 作者應該關心的是:

• 「這部分是 "內文"」﹑
• 「這裡是 "節的標題"」﹑
• 「這是一條 "參考文獻"」﹑
• 「這一段話要 "強調"」﹑
• ...

等等。 寫作時, 應從 「語意」 (semantics) 的觀點標示內文不同的部分。

至於

• 「"內文" 要用標楷體 12 點字型」﹑
• 「"節的標題" 要用粗體字 14 點字型」﹑
• 「每個 "參考文獻" 的第二列起, 要縮格 0.8 公分」﹑
• 「"強調" 的段落要用斜體字」﹑
• ...

等等規則, 屬於排版者的工作。 這些規定, 本來就應該用電腦表示及處理, 而不應該由行政單位 (例如系辦公室﹑ 研討會籌備處﹑ 期刊辦公室﹑ ...) 用文字規定, 然後由每一位參與者 (例如專題組﹑ 投稿者﹑ ...) 先大費周章用眼睛讀條文, 然再用手自己拉選單調整。

"作者只負責內文與指定樣式; 排版者只負責每種樣式的外觀" 這樣的概念, 稱為 "separation of content from presentation" -- 「內容與外觀脫鉤」。 詳見 維基百科條文。 W3C 的 Separation of semantic and presentational markup, to the extent possible, is architecturally sound 一文, 以更精確的用語描述這個概念。

為什麼我該這麼做?

用這種方式進行文書處理, 好處很多:

• 降低寫作者的工作量。
• 來自不同作者的文件, 外觀一致性高。
• 改變排版規定時, 不需要煩勞所有作者。
• 容易將同一份內容套用許多種不同的呈現方式。

一句話: 以簡馭繁啦。

這麼有效率的工作方式, 不是廿一世紀的新發明, 而是上一個世紀早就存在﹑ 懂得善用科技簡化生活的人們天天在做的事。 我的靜態網站 左上方的 「變裝」 按鈕, 就是一個簡單的示範。 而且, 要實踐 「內容與外觀脫鉤」, 所需要的並不是最新最昂貴的工具。 學界人士所使用的 latex﹑ 網頁設計所使用的 css (cascading style sheet)﹑ 及 OpenOffice.org 的 「樣式 style」 功能, 都可以達到這樣的效果。

為什麼大家不這麼做?

當然啦, Microsoft Office 也可以達到類似的效果; 但是為什麼我們 [從小學到大學每三幾年就要汰舊換新重學一次 Microsoft Office] 的資訊教育, 卻從來不強調這一點, 以致連學術會議期刊都不懂得採用比較好的作業方式呢? 為什麼科技大學 盲目鼓勵學生考即將過期的 Office 2007 證照, 卻連我們自己的資訊科系也不懂得採用比較好的作業方式呢? 我們的社會投入那麼多資源在學 MS Office, 為什麼大家卻還是用浪費人力的方式在進行文書處理呢? 課程為誰開? 證照為誰考? 這些問題, 留給有思考能力的人當作作業。 沒有思考能力的人, 就繼續允許微軟消耗你的生命吧 ;-) 提示: 重點不是 Office 2003﹑ Office 2007﹑ OpenOffice.org﹑ google document﹑ wiki﹑ ... 那一套軟體比較好用。 重點是不同軟體的使用者, 有不同的 社群文化。 順便一提, 我覺得多數文件根本可以丟棄文書處理軟體 -- 改用 wiki 取代 office 作為踏上雲端的實驗, 才符合時代趨勢。

實作

以下拿 「OpenOffice.org 寫作本系畢業專題文件」 為例。 請下載學長姊們預先製作好的文件範本 (現在還沒出現; 過幾週後將在此處補上連結)。 隨便將一篇文章 (例如本頁) 剪貼到記事本 (讓所有的排版消失), 再從記事本剪貼到範本上。 按了 F11 之後, 跳出 「樣式 style」 清單。 最下面請選 「使用樣式 applied styles」, 它將改為只顯示 "這份文件真的有用到的樣式", 目前應該只有 「預設 default」 一欄。 請用滑鼠選擇幾個段落, 然後在工具列下方左側, 字型欄位的左邊, 選擇 「內文 text body」。 又用滑鼠選一個章的標題, 然後同樣在剛才的選單中, 選擇 「標題一 heading 1」。 以此類推, 請將文件內每一處, 都套用某一種樣式, 直到 「使用樣式 applied styles」 清單裡面, 不再有 「預設 default」 為止。

現在你的文件, 已經將 「內容與外觀脫鉤」 了。 以後你的工作, 就只有:

1. 用記事本打字。
2. 剪貼後對每一段落的文字套用適當的樣式。

大部分時間, 你甚至可以在記事本裡面工作, 不必打開笨重的文書軟體。 而且你的文件與他組的文件, 外觀會很一致。 如果系辦公室有意見, 多半可能是系辦公室自己的問題。 我會請系辦公室調整範本檔, 然後我下幾個指令, 就可以將新的樣式, 套用到所有專題組的文件。

讓我們停止被電腦使用。 讓我們開始用電腦。

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2001 年我曾寫過一篇: "文書處理第零課: 放下對外觀的執著"; 現在這一篇算是重寫的版本。

To RD 組與 WU 組: 請拿這篇文章去改寫, 變成你們的範本檔。 把它變成附件 (不屬於三本專題文件當中的任何一本, 而是獨立的一小份), 專題展時, 請記得多印幾份, 分享給其他同學與老師。

又, 像是 「第一章」 之類的文字, 或是目錄與圖表清單, 應該也是從樣式裡面自動產生的哦。 總之盡量善用軟體的功能, 盡量別被電腦用。 我們提供範本給系上, 兩組讓他們挑一組比較準確的來用。 然後系上 「改用 odt」 的口號, 看能不能落實。 如果朝陽資管可以成功帶頭的話, 或許你們就正在參與改變臺灣哦 :-)